شناخت سازمان
يكي از وظايف خطير روابط عمو‌می‌در هر سازمان شناخت دقيق تشكيلات سازمان، عملكرد و اهداف آن و نيز آشنايي با نقاط قوت و ضعف آن است. تن‌‌ها با شناختي دقيق و عل‌می‌مي‌توان تصويري روشن و زيبا از سازمان در ذهن مخاطبان درون و برون سازمان ايجاد كرد.
شناخت محیط
براي شناخت محيط بايد به شناخت افكار عمو‌می‌كه يكي ديگر از اهداف روابط عمومي‌‌‌ها مي‌باشد، پرداخت تا بر اين اساس مرز‌‌هاي بين سازمان و مردم را برداشت.
شناساندن (معرفی) سازمان
پس از خودشناسي و شناسايي محيط، مهمترين وظيفه روابط عمو‌می‌معرفي سازمان است. قاعدتا هر سازمان و مؤسس‌‌هاي يك فلسفه وجودي دارد كه روابط عمو‌می‌در راستاي تحقق اهداف سازمان، آن را به جامعه يا مخاطبان موردنظر معرفي كند. در زمينه معرفي و تبليغ سازمان ضمن رعايت اصل صداقت و احترام به مخاطب بايد با توجه به اهداف سازمان از شيوه‌‌‌ها و تكنيك‌‌‌هاي مختلف ارتباطي به نحو شايست‌‌هاي استفاده كرد.
ارکان روابط عمومی
به طور کلی روابط عمومی بر چهار رکن اصلی استوار مي‌باشد:
1- تحقیق
2- برنامه‌ریزی
3- برقراری ارتباط دوسویه بین منبع و مخاطب و بالعکس
4- گفتگو برای ایجاد تفاهم و هم‌فهمی
اهداف روابط عمومی
به طور کلی دو نوع هدف برای روابط عمومی می توان ذکر کرد:
اهــــداف اطلاعاتی به صورت قانوني و توسط روابط عمومی‌‌‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما سنجش "آگاهی ایجاد شده" بسیار مشکل است.
اهداف انگیزشی از اهداف اطلاعاتي در روابط عمو‌می‌پیچیده‌تر، نهايي‌تر و ابهام آمیزتر هستند. زيرا شرکت‌‌‌ها موسسات، ادارات و سازمانها خوا‌‌هان تغییر نگرش‌‌‌ها، عقاید و اصلاح رفتار مخاطبان خود می‌باشند.
شرح وظايف روابط عمو‌می‌و اطلاع رساني
اقدامات روابط عمومی سازمانها در قالب مجموع‌‌‌ها‌ی از فعالیتهای ارتباطی صورت می‌گیرد که می‌توان آن‌‌ها را تحت عنوان شاخص‌‌‌های گوناگون مانند: اطلاع‌رسانی و ارتباط با رسانهها، ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی، مراسم و مناسبتها، تبلیغات و انتشارات، پژوهش و افکارسنجی، روابط عمومی الکترونیک دسته بندی نمود.
1- اطلاع رسانی و ارتباط با رسانهها
-جمع‌آوری اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت‌‌ها، اقدامات، طرح‌‌ها و برنامههای اداره‌کل به‌منظور تهیه خبر و گزارش و تدوین سیاست‌‌های خبری و تبلیغاتی از طریق: شرکت در جلسات مدیران و سیاست‌گذاری اداره‌کل ، شرکت در گردهمایی‌هاکه از سوی اداره‌کل برگزار می‌شود و دریافت گزارش فعالیت‌‌ها، برنامههای واحدهای مختلف، صورتجلسات شورا‌‌ها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند.
- انعکاس فعالیت‌‌ها و برنامههای اداره‌کل به مردم و رسانهها از طریق تهیه مطالب خبری (تهیه و تنظیم اخبار، گزارش، اطلاعیه، آگهی و قراردادن در سایت اداره‌کل و انعکاس آن در رسانهها ).
-برگزاری نشست‌‌‌ها‌ی خبری مسؤولین اداره‌کل با رسانهها و انجام مصاحبه‌‌‌ها‌ی اختصای رسانهها با مسؤولین و تنظیم مصاحبه‌‌‌ها با هدف ارتباط مطلوب اداره‌کل با رسانهها و معرفی اقدامات اداره‌کل و پاسخگوئی به پرسش‌‌ها و ابهامات.
-بررسی مطالب انتشار یافته در رسانه‌‌‌ها‌ی خبری که به طور مستقیم و غیرمستقیم با فعالیت‌‌ها و وظایف اداره‌کل مرتبط است، از طریق گردآوری و ارزشیابی مندرجات رسانه‌‌‌ها‌ی مکتوب، شنیداری، تصویری و الکترونیکی
-تهیه جوابیه و تکذیبیه و توضیحات تکمیلی در خصوص مطالب خبری رسانهها در صورت لزوم
-تهیه بیانیه و اطلاعیه و اعلامیه در مناسبت‌‌های مختلف و ارسال به رسانهها
-تهیه مستمر گزارش عملکرد سازمان
2- ارتباطات
- ارتباطات درون سازمانی و ارتباط با کارکنان
- ارتباط با خانواده کارکنان و بازنشستگان
- ارتباط با سازمان‌‌‌ها‌ی همکار
- ارتباط با دانشگاه‌‌‌ها و مراکز پژوهشی
- ارتباط با نخبگان نظیر نمایندگان مجلس و نویسندگان، پژوهشگران و خبرنگاران فعال در حوزه کاری اداره‌کل
- ارتباط با سایر ادارات، سازمانها و نهادها
3- مراسم و مناسبتها
- مناست‌‌های مذهبی - ملی
- مناسبت‌‌های صنفی و سازمانی
- برپائی و حضور در نمایشگاه‌‌‌ها
- برگزاری همایش‌‌‌ها
- افتتاحیه پروژه‌‌‌ها‌ی علمی و پژوهشی و عمرانی
- بازدید مقامات و شخصیت‌‌ها
4- افکارسنجی شامل ارتباط مستمر با مخاطبان سازمان و بررسی دیدگاه‌‌ها و سنجش افکار عمومی مخاطبان اداره‌کل، رسانهها و نخبگان از طریق
- برنامه‌ریزی ارتباطات مردمی
- انجام گرفتن طرحهای نظرسنجی
- انجام گرفتن تحلیل محتوای رسانهها
-تهیه گزارش‌‌های تحلیلی ادواری ( ما‌‌هانه/ فصلی/ سالانه ) از افکار عمومی داخل و خارج از اداره‌کل برای ارائه به مدیریت
-نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای اداره‌کل در نظر مخاطبان به ویژه نخبگان، رسانهها و سایر دستگاه‌‌ها از یک سو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت ( تحلیل محتوا و تحلیل گفتمان )
-طراحی نظام جامع گردآوری پیشنهاد‌‌های کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود جریان امور اداره‌کل
-اجرای طرحهای افکارسنجی جهت ارتقاء کیفی برنامههای سازمان ( تنظیم و توزیع فرم‌‌های افکارسنجی در مناسبتها و همایش‌‌‌ها و نمایشگاه‌‌‌ها و استخراج نتایج و گزارش به مدیران سازمان )
5- تبلیغات وانتشارات
- تهیه عکس، فیلم، تیزر و دیگرمقوله‌‌‌ها‌ی ارتباطات تصویری ازفعالیت‌‌های اداره‌کل وانعکاس آن‌‌ها
- تهیه پوستر، بنر، استند، کلیپ، انجام تبلیغات در نمایشگر L.E.D اداره‌کل
- انتشار نشریه عمومی یا تخصصی، کتاب، بروشور و جزوات آموزشی و تحصصی برای استفاده عموم مخاطبان سازمان در جامعه
6- روابط عمومی الکترونیک
حضور در فضای مجازی به منظور معرفی ابعاد مختلف کاری اداره‌کل و ارائه گزارش عملکرد